Komunikasi dan kolaborasi yang ditingkatkan telah terbukti meningkatkan kreativitas dan produktivitas secara keseluruhan. Karena kebanyakan bisnis terus beroperasi dari jarak jauh, berbagai alat harus digunakan untuk menyediakan metode terbaik bagi karyawan untuk berkomunikasi secara efektif.
Lusinan opsi tersedia untuk mengoptimalkan kolaborasi jarak jauh. Menemukan apa yang terbaik untuk bisnis Anda dapat membantu mencapai lingkungan kerja virtual yang lebih kuat dan efisien.
Berikut adalah lima rekomendasi untuk membantu meningkatkan produktivitas dalam tim Anda.
1. Pilih platform yang sempurna. Sifat pesan instan yang cepat, bolak-balik mempercepat komunikasi dan memungkinkan orang untuk berbagi ide dengan cepat. Jika Anda hanya mengandalkan email untuk mengkomunikasikan ide di antara anggota tim, yang terbaik adalah beroperasi pada platform tempat pesan dapat dikirim dan dilihat lebih cepat. Microsoft Teams adalah salah satu opsi yang memungkinkan pengiriman pesan instan dan panggilan video. Ini memastikan semua opsi tercakup. Perusahaan-perusahaan yang mencari peningkatan sistem kolaborasi harus melihat platform ini jika mereka belum melakukannya.
2. Tekankan kecepatan dan konektivitas. Pekerjaan jarak jauh dapat terhenti jika kecepatan dan konektivitas yang tepat dari koneksi internet Anda tidak memenuhi kebutuhan Anda. Setiap anggota tim membutuhkan koneksi yang cepat, aman, dan andal. Pekerja yang terus-menerus ditantang oleh sistem yang lambat dan tidak responsif dapat kehilangan kepercayaan pada kemampuan tim untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Mereka yang mengalami sinyal lemah mungkin hanya membutuhkan router atau extender yang lebih baik. Orang lain mungkin perlu menghubungi penyedia mereka dan memastikan sistem mampu bekerja sesuai standar perusahaan.
3. Bermitra dengan tim dukungan TI. Setelah sistem aktif dan berjalan dengan potensi penuhnya, sistem harus dipertahankan agar terus beroperasi pada kinerja puncak. Perusahaan yang kekurangan staf dukungan teknis harus mencari bantuan dari penyedia layanan terkelola. Pihak ketiga yang paham teknologi dapat mengawasi keseluruhan sistem bisnis secara objektif. Mereka akan dapat mengawasi dan memelihara jaringan Anda sehingga masalah konektivitas tidak menjadi masalah atau hambatan bagi perusahaan Anda.
Masalah jaringan apa pun dapat menghalangi bisnis Anda. Pemeliharaan proaktif yang berkelanjutan dapat menghindari situasi negatif tersebut.
4. Tingkatkan keamanan. Sistem komunikasi Anda harus dijaga keamanannya untuk menghindari pelanggaran keamanan dan pencurian data. Bisnis saingan telah diketahui menargetkan perusahaan, dan metode komunikasinya, untuk menyadap informasi sensitif. Pada awal pandemi, fenomena pengeboman panggilan Zoom menjadi berita utama dan menyoroti pentingnya panggilan yang aman saat berkomunikasi secara virtual.
Beberapa platform lebih baik daripada yang lain dalam hal menawarkan keamanan dan enkripsi. Pemeriksaan terhadap langkah-langkah perlindungan Anda yang sudah ada akan membantu memutuskan platform mana yang tepat untuk Anda. Terlepas dari itu, beberapa tindakan pencegahan harus digunakan untuk memastikan login dan kata sandi aman, seperti menggunakan otentikasi multi-faktor.
5. Menyediakan akses desktop jarak jauh. Ini memungkinkan karyawan untuk mengambil data dan file dari komputer kantor mereka, bahkan saat mereka di rumah. Ini adalah cara untuk memungkinkan berada di meja kantor, meskipun secara fisik tidak memungkinkan karena pembatasan perusahaan yang disebabkan oleh pandemi. Akses desktop jarak jauh adalah alat yang seharusnya tidak dimiliki bisnis.
Menyiapkan koneksi desktop jarak jauh tidaklah sulit. Penyedia layanan dapat mengaturnya untuk Anda, dan dari sana tim Anda akan bebas mengakses file dan dokumentasi penting mereka sesuai kebutuhan. Itu membuat menyelesaikan proyek dan tetap di jalur jauh lebih mudah. Saat disiapkan dengan benar, ini sepenuhnya aman dan andal, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang masalah tak terduga yang muncul.
Komunikasi jarak jauh sangat penting dan tidak dapat diabaikan. Ini telah menjadi tren lama yang dipercepat oleh pandemi global dan harus digunakan sepenuhnya.
George Rosenthal adalah pendiri dan mitra denganThrottleNet Inc. ThrottleNet menawarkan serangkaian layanan dan produk teknologi untuk membantu pemilik bisnis mencapai tujuan perusahaan mereka dan mempercepat pertumbuhan bisnis. Ini termasuk komputasi awan, perangkat lunak khusus dan pengembangan aplikasi seluler, dan Layanan Jaringan Terkelola yang dialihdayakan yang membantu perusahaan meningkatkan waktu kerja teknologi dan kapabilitas TI mereka sementara, pada saat yang sama, mengurangi biaya.
